A nota de retorno é um documento fiscal essencial que facilita o processo de devolução de produtos. Muitas empresas enfrentam desafios ao gerenciar devoluções, o que pode gerar confusões e complicações fiscais. Portanto, neste artigo, apresentaremos uma visão abrangente sobre a nota de retorno, abordando sua importância e funcionamento.

Exploraremos os principais aspectos da nota de retorno, incluindo sua definição, funções e o procedimento correto para emiti-la. Ainda, discutiremos as situações em que este documento se torna indispensável. Além disso, abordaremos os variados tipos que você pode utilizar para atender a diferentes demandas.

O que é a nota fiscal de retorno?

A nota fiscal de retorno é um documento que oficializa o retorno de mercadorias. Normalmente, utiliza-se para produtos que saíram do estabelecimento e retornaram ao local de origem. Mas, você pode utilizá-la em outros contextos, como devoluções de vendas, remessas temporárias ou consignados.

Essa nota garante que a movimentação do produto esteja de acordo com as exigências fiscais. Isto é, garantindo que não se tenha erros nos registros de tributos.

Tipos de nota de retorno

• Nota fiscal de retorno de mercadorias consignadas:
• Nota fiscal de retorno para industrialização
• Nota fiscal de retorno para exposição, feira ou evento
• Nota fiscal de retorno de mercadorias em demonstração
• Nota fiscal de retorno para devolução de venda

Quando devo utilizar a nota de retorno?

A nota de retorno é usada quando alguém movimenta mercadorias no sentido inverso à venda ou entrega. Assim, ela é a formalização para controle interno e fiscal da operação de devolução.

Utiliza-se a nota nos seguintes casos:

• Reparação ou conserto de produtos: em caso de envio de produtos para assistência técnica, por exemplo, no retorno deve ser emitida a nota.
• Industrialização por conta de terceiros: Quando produtos enviados para industrialização voltam à empresa.
• Consignação mercantil: Para registrar o retorno de mercadorias não vendidas ao consignante.
• Exposição ou demonstração: Para registrar a devolução de itens enviados temporariamente para exposição ou testes.

Em resumo, sempre que houver qualquer movimentação de mercadorias que não seja uma venda direta, considere a emissão de uma nota de retorno.

Quando não usar a nota de retorno?

A nota de retorno não deve ser utilizada na devolução física ou tributária de mercadorias. Também não deve ser usada quando outro tipo de documento fiscal seja mais adequado. Assim, não se usa a nota de retorno quando:

• Cancelamento da nota antes de faturar: se o cancelamento da compra for solicitado antes da mercadoria ser enviada, não é necessário. Nesse caso é possível cancelar a nota já emitida no prazo permitido.
• Operações sem movimentação física: se a operação não envolve o retorno efetivo das mercadorias, como cancelamento de contratos de serviços ou alterações de pedidos ainda não entregues.
• Troca direta de mercadorias: em situações de troca onde o cliente devolve um produto e recebe outro, a operação geralmente requer:
  • Uma nota fiscal de devolução (emitida pelo cliente) e uma nova nota fiscal de venda (emitida pela empresa).
• Mercadorias em comodato ou remessa: o retorno da mercadoria em comodato deve ser documentado como nota fiscal de retorno.
• Produtos não tributáveis ou movimentações simbólicas: transferências internas de produtos entre filiais ou escritórios, por exemplo, usam outro tipo de nota.
• Serviços: a nota fiscal de retorno não é usada para ajustes ou cancelamentos relacionados a serviços. Para isso, utilizamos a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica).

Como emitir uma nota de retorno?

Para emitir a nota de retorno, é fundamental ter alguns documentos em mãos. São eles:

• Nota Fiscal de Venda: Este é o documento que comprova a venda original do produto. Sem ele, não há como provar que houve uma transação.
• Dados do Cliente: É importante ter todas as informações do cliente, como nome, CPF ou CNPJ, e endereço. Isso facilita a comunicação e deixa tudo registrado de forma correta.
• Motivo da Devolução: Sempre tenha claro o porquê de o cliente estar devolvendo o produto. Pode ser por defeito, erro na entrega ou troca de mercadoria. Saber o motivo ajuda a evitar problemas futuros.

Com toda a documentação necessária, é hora de passar para a próxima etapa: a emissão da nota de retorno no sistema. Cada sistema tem suas especificidades, mas de maneira geral, o processo é bastante semelhante.

Passo a passo para emitir a nota de retorno

1. Acesso ao Sistema de Gestão: Utilize o software emissor de notas fiscais. É possível que ele tenha uma área para nota de retorno, caso não, deve-se usar o CFOP mais indicado.
2. Preenchimento dos Dados: Insira todas as informações necessárias, especialmente aquelas que você já reuniu. Certifique-se de que tudo está correto para evitar retrabalho. Os principais dados aqui são:
3. Natureza da Operação: “Devolução de Mercadoria” ou conforme o motivo.
4. Referência à nota fiscal original: Inclua o número, data e série da nota que originou a transação.
5. Informações do cliente ou fornecedor: Nome, CPF/CNPJ, e endereço.
6. Produtos devolvidos: Insira a descrição detalhada, código NCM, CST (Código de Situação Tributária), quantidade e valores.
7. Impostos: Ajuste os tributos (ICMS, IPI, PIS/COFINS) de acordo com a operação. Se for uma devolução integral, os impostos geralmente devem corresponder à nota original.
8. Verificação de Dados: Antes de finalizar, sempre revise os dados inseridos. Uma conferência rápida pode poupar muita dor de cabeça.
9. Finalização da Emissão: Com tudo em ordem, finalize a emissão. Salve uma cópia para seus registros e, se necessário, envie outra para o cliente.

Por último, mas não menos importante, armazene a nota de retorno adequadamente. Esse documento pode ser essencial para a contabilidade ou para possíveis auditorias fiscais. E lembre-se, a organização é a chave para uma gestão eficiente.

Qual é a diferença entre nota fiscal de retorno e a de devolução?

A nota de retorno e a nota de devolução são diferenciadas pela operação de cada uma. As duas são documentos fiscais, mas são usadas para operações diferentes.

Nota de retorno

A nota fiscal de retorno é usada para registrar a volta de mercadorias enviadas temporariamente, mas sem a intenção de venda.

Assim, ela tem o objetivo de formalizar o retorno de mercadorias previamente enviadas por motivos específicos, como:

• Remessa para industrialização.
• Exposição ou demonstração.
• Consignação mercantil.

Os CFOPs usados para nota de retorno são, por exemplo:

• 5.901/6.901 – Retorno de mercadoria enviada para industrialização.
• 5.902/6.902 – Retorno de mercadoria enviada para consignação.
• 5.903/6.903 – Retorno de mercadoria enviada para exposição ou feira.

Nota de devolução

A nota fiscal de devolução é usada para formalizar a rejeição ou devolução definitiva de mercadorias compradas ou vendidas.

Ela tem como objetivo desfazer total ou parcialmente uma operação de compra ou venda, por motivos como:

• Produto com defeito.
• Pedido errado.
• Insatisfação do cliente.

Os CFOPs usados para nota de devolução são, por exemplo:

• 5.202/6.202 – Devolução de compra para comercialização.
• 5.411/6.411 – Devolução de venda de produção própria.
• 5.412/6.412 – Devolução de mercadoria adquirida de terceiros.

Conclusão

Agora que você já sabe mais sobre a nota de retorno, percebeu como ela é essencial na hora de gerenciar devoluções? Emitir essa nota não só mantém você dentro da lei, mas também ajuda a organizar seu estoque e deixa seus clientes mais satisfeitos. Ou seja, isso é fundamental para evitar problemas no futuro e ainda melhorar a relação com quem comprar de você.