Você já precisou lidar com um estorno de nota fiscal e ficou sem saber por onde começar? Muitas empresas enfrentam essa situação, seja por um pequeno erro na emissão ou pela necessidade de cancelar uma venda. Essas dúvidas são mais comuns do que você imagina. Então, neste artigo, vamos te mostrar como resolver isso de forma simples.

Vamos explicar como realizar o estorno de nota fiscal com os passos que você deve seguir para não ter problemas.

O que é uma Nota Fiscal de Estorno?

Uma nota fiscal de estorno é um documento fiscal que cancela ou corrige uma venda já registrada. Assim, utiliza-se essa nota para corrigir um valor ou para devolver um produto. Ao emitir um estorno, a empresa garante que tudo esteja certinho nos registros fiscais e contábeis.

Portanto, vamos entender melhor com alguns exemplos:

• Devolução de produtos: Imagine que um cliente comprou dez camisas, mas ao recebê-las, percebe que duas estão com defeito. Ele devolve essas duas camisas. Assim, nesse caso, a empresa deve fazer um estorno da nota fiscal para ajustar a quantidade vendida e o valor correspondente.
• Erro no valor cobrado: Suponha que uma loja cobrou R$ 200,00 por um produto que, na verdade, custa R$ 150,00. Para corrigir esse equívoco, é necessário emitir um estorno do valor excedente, por exemplo.
• Venda não concretizada: Às vezes, o cliente cancela a venda antes mesmo do produto ser entregue. Se você já emitiu a nota fiscal, precisa estorná-la para que não registre a venda como efetiva.

Como emitir uma nota fiscal de retorno

Para emitir uma nota fiscal de retorno deve-se seguir um passo a passo:

1. Acesse seu sistema emissor de notas

2. Preencha os dados da nota fiscal

• a) Identificação do emitente: Informe os dados da sua empresa, como CNPJ, endereço e inscrição estadual.
• b) Identificação do destinatário: Preencha os dados do destinatário, geralmente é a sua própria empresa. Pode ser o cliente caso a nota seja de conserto, por exemplo.
• c) Natureza da operação: Informe a natureza da operação, como, por exemplo:
  • “Retorno de mercadoria para conserto”
  • “Retorno de mercadoria em demonstração”
  • “Retorno de comodato”
• d) CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Escolha o CFOP adequado, dependendo do tipo de retorno, por exemplo:
  • 1.902 (Dentro do estado) ou 2.902 (Fora do estado) – Retorno de mercadoria enviada para conserto ou reparo.
  • 1.911 (Dentro do estado) ou 2.911 (Fora do estado) – Retorno de mercadoria remetida para demonstração.
  • 1.906 (Dentro do estado) ou 2.906 (Fora do estado) – Retorno de mercadoria em comodato.
  • 1.504 (Dentro do estado) ou 2.504 (Fora do estado) – Retorno de mercadoria enviada para industrialização.
• e) Referência à nota fiscal original: Inclua a chave de acesso ou número da nota fiscal que originou a remessa inicial. Isso é necessário para vincular o retorno à operação anterior.

3. Descrição dos Produtos

Preencha os campos referentes aos produtos que estão retornando:

• Código do produto: Utilize o mesmo código que você usou na nota de remessa original.
• Descrição do produto: Mantenha a mesma descrição utilizada anteriormente.
• Quantidade e Unidade de medida: Informe a quantidade de itens retornados.
• Valor unitário e total: Utilize os mesmos valores aplicados na remessa inicial (se aplicável).

4. Tributação

ICMS, IPI, PIS e COFINS: Assegure-se de configurar corretamente os impostos:

• Em muitos casos de retorno, a empresa não considera a operação uma venda, portanto, não incide impostos. Mas isso depende da legislação estadual.
• Utilize o CST (Código de Situação Tributária) apropriado para indicar que a operação é um retorno.

5. Informações Adicionais (Campo de Observações)

Inclua observações que justifiquem o motivo do retorno, como, por exemplo:

• “Retorno de mercadoria enviada para conserto conforme NF-e nº XXXX”
• “Retorno de mercadoria em comodato conforme contrato nº XXXX”

6. Revisão e Emissão

Revise todos os dados preenchidos para garantir que estão corretos e clique em Emitir Nota Fiscal.

A nota será enviada para autorização pela SEFAZ. Assim, após a autorização, você receberá a chave de acesso.

7. Envio da Nota Fiscal

Imprima o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), se necessário, para acompanhar o transporte da mercadoria.

Envie o arquivo XML e o DANFE para o destinatário (cliente ou fornecedor) para fins de registro contábil.

Porque emitir uma nota fiscal de estorno?

Quando você emite e autoriza uma nota fiscal, cobra-se impostos sobre ela, e o valor entra como faturamento da empresa. Dessa forma, se uma nota não fizer mais sentido com a operação, você deve corrigi-la. Assim, você pode corrigir a nota com uma nota fiscal de estorno.

Outros motivos que são importantes para uma nota fiscal de estorno são:

• Correção de registros fiscais: emitir essa nota garante que você registre as transações corretamente, por exemplo.
• Redução de custos tributários: se você cancelar a operação ou corrigir os valores, essa nota evita o pagamento errado de tributos.
• Melhora na gestão financeira: os demonstrativos financeiros ficam alinhados e trazem informações reais. No final do mês esse valor é significativo.
• Facilita o controle de estoque: quando a nota de estorno é de retorno de um produto, ela ajuda no controle do estoque.
• Estar em conformidade legal: emitir as notas corretamente, de acordo com as operações, evita problemas legais ou fiscais.

Quando emitir uma nota fiscal de estorno?

Você deve emitir a nota fiscal de estorno quando precisar corrigir ou anular uma transação para a qual já emitiu uma nota. Os principais casos que a nota é necessária são, por exemplo:

• Devolução de mercadorias: quando o cliente devolve o produto, ou alguns produtos, é preciso emitir uma nota fiscal de estorno.
• Cancelamento de serviços prestados: quando você não prestar o serviço que consta na nota ou se houver algum ajuste no mesmo.
• Ajuste das condições comerciais: se houve alguma alteração de valor ou de endereço do cliente.
• Tipo de nota errada emitida: se a nota emitida for o tipo errado, por exemplo como venda no lugar de remessa.

Quais os requisitos para emitir uma nota fiscal de estorno

Para emitir a nota fiscal de estorno, você deve seguir alguns requisitos, entre eles:

• Prazo de cancelamento: Em alguns estados, você pode cancelar a nota fiscal eletrônica (NF-e) apenas até 24 horas após sua emissão. Após esse prazo, você deve emitir a nota de estorno.
• Documentação adequada: É preciso manter registro de todas as notas fiscais de estorno para fins de auditoria fiscal e contábil.
• Referência à nota original: A nota fiscal de estorno deve sempre fazer referência à nota fiscal original que está sendo anulada.

Quando não emitir uma nota fiscal de estorno?

A nota fiscal de estorno não deve ser emitida em apenas dois casos:

• se o prazo de autorização da nota pela SEFAZ for menor de 24 horas.
• e se o produto já estiver em circulação.

Exceções a regra

O prazo de cancelamento da nota na maioria dos estados é de 24 horas, mas alguns estados têm regras diferentes. Por exemplo:

• Mato Grosso (MT) tem 8 horas para cancelar a nota fiscal depois de autorizada.
• Paraná (PR) e Rio Grande do Sul (RS) têm 168 horas (7 dias) para cancelar a nota fiscal depois de autorizada.
• Rondônia (RO) tem 720 horas (30 dias) para cancelar a nota fiscal depois de autorizada.
• Piauí (PI) tem 1440 horas (60 dias) para cancelar a nota fiscal depois de autorizada.

Diferença entre nota de estorno e nota de devolução

Nota de estorno

A nota fiscal de estorno anula ou cancela uma nota fiscal que foi emitida de forma incorreta. Ela reverte totalmente os efeitos fiscais e contábeis de uma nota fiscal anterior, como se a transação nunca tivesse ocorrido.

É utilizada quando há:

• Erro na emissão da nota original: Quando a nota fiscal original contém erros significativos. Por exemplo, informações incorretas sobre o cliente, valor da transação ou CFOP errado.
• Nota emitida em duplicidade: Se uma mesma venda foi registrada duas vezes por engano.
• Cancelamento de uma venda ou serviço: Quando o cliente decide cancelar a compra ou o serviço após a emissão da nota fiscal.
• Prazo de cancelamento expirado: Em alguns estados, a NF-e só pode ser cancelada dentro de um prazo (geralmente até 24 horas). Após esse prazo, em vez de cancelá-la, é necessário emitir uma nota de estorno.

O CFOP usado tem relação com a nota fiscal original, mas que indique que se trata de um estorno. Isso depende da legislação do estado, então é essencial consultar as regras específicas.

Nota de devolução

A nota fiscal de devolução é usada na devolução física de mercadorias ao fornecedor ou quando o cliente devolve os produtos adquiridos. Assim, o objetivo é reverter uma operação de compra ou venda, ajustando o estoque e os impostos recolhidos sobre a transação original.

É utilizada quando há:

• Devolução de mercadoria: Quando um cliente devolve produtos devido a defeitos, insatisfação, ou qualquer outro motivo.
• Retorno de produtos não vendidos: Por exemplo, em consignações onde você não vendeu parte dos produtos.
• Recusa de recebimento: Quando o destinatário se recusa a receber a mercadoria, e o remetente a devolve.
• Ajuste de estoque: Quando há necessidade de corrigir entradas e saídas de estoque por conta de devoluções, por exemplo.

Os códigos CFOP para devolução variam conforme a origem e o destino da mercadoria:

• 1.202 (Dentro do estado) ou 2.202 (Fora do estado) para devolução de compra para revenda.
• 1.201 (Dentro do estado) ou 2.201 (Fora do estado) para devolução de compra para industrialização.
• 5.202 (Dentro do estado) ou 6.202 (Fora do estado) para devolução de venda de produção própria.

Diferença entre as notas

Use a Nota Fiscal de Estorno para corrigir ou cancelar uma operação registrada incorretamente.

Use a Nota Fiscal de Devolução quando houver a devolução de mercadorias, ajustando tanto o estoque quanto os impostos pagos.

Característica	Nota Fiscal de Estorno	Nota Fiscal de Devolução
Finalidade	Cancelar uma nota incorreta	Devolver mercadorias físicas
Motivos Comuns	Erros na emissão, duplicidade, cancelamento	Defeito, insatisfação, ajuste de estoque
CFOP	Mesma natureza da nota original	CFOP específico para devolução
Impacto Fiscal	Reverte totalmente a operação	Ajusta impostos pagos sobre a venda/compra
Utilização	Para notas emitidas incorretamente	Para devolução de produtos recebidos ou vendidos

Quais cuidados devemos ter ao fazer estornos?

Confira todos os dados antes de começar. Se o estorno for por causa de uma devolução tenha sempre a documentação em mãos. Isso pode ser um recibo de devolução ou qualquer prova de que a troca foi feita. Ter esses documentos organizados facilita o processo.

Outro ponto importante é a legislação fiscal. Como as regras podem variar bastante, é bom manter-se sempre atualizado sobre o que diz a lei, principalmente sobre os prazos. Por exemplo, geralmente o estorno deve ser feito em até um mês, mas isso pode mudar dependendo de onde você está.

Manter uma boa comunicação com o cliente também é essencial. Assim, avise sobre todas as etapas do estorno, como e quando o reembolso será feito. Isso ajuda a evitar confusões e mostra que a empresa se importa em resolver a situação.

Por fim, guarde todos os registros bem organizados. Então, pense neles como um seguro, caso você precise comprovar algo ou esclarecer uma dúvida no futuro. Isso inclui a nota original, a nota de estorno e qualquer troca de mensagens com o cliente.