O cancelamento extemporâneo de uma nota fiscal é o cancelamento da nota fora do período estabelecido. Como é algo incomum, alguns processos e regras podem gerar dúvidas. Ainda, grande parte dessas dúvidas ocorre porque o sistema fiscal brasileiro é complexo.
Neste artigo vamos esclarecer sobre o cancelamento extemporâneo, mostrando como fazer e seus prazos.
O que é cancelamento extemporâneo?
O cancelamento extemporâneo da NF-e é a possibilidade de cancelar uma nota fiscal eletrônica após o tempo permitido pelas regras. Esse tempo para cancelar uma nota fiscal é de 24 horas após sua autorização pela SEFAZ.
Dessa forma, caso seja necessário cancelar a nota após esse período, será necessário um cancelamento extemporâneo.
Por exemplo, você emitiu uma nota e percebeu um erro depois do prazo máximo de cancelamento. Normalmente, o prazo para cancelar seria de 24 horas. Mas, nessa situação, o cancelamento extemporâneo pode ser usado. De acordo
É importante lembrar que esse tipo de cancelamento não é uma opção comum. Ele existe para corrigir erros genuínos.
Quais os principais motivos para o cancelamento extemporâneo?
Os principais motivos do cancelamento extemporâneo são aqueles que ocorrem depois do prazo de cancelamento. O principal exemplo é o arrependimento da compra pelo cliente, uma vez que 24 horas pode ser pouco tempo após uma compra.
Cancelamento da venda
Ocorre quando a venda é cancelada após a emissão da nota, mas antes do produto ser enviado ao cliente. Isso pode acontecer por diversos motivos, como desistência por parte do comprador ou problemas na negociação que inviabilizam a venda.
Assim, o cancelamento da venda também pode ocorrer por problemas no pagamento, erro no pedido e quando não é possível fazer a entrega.
Direito de arrependimento do cliente
Segundo o Código de Defesa do Consumidor, o cliente pode se arrepender da compra. Mas, em compras fora do estabelecimento comercial, como compras pela internet, o cliente tem até 7 dias para desistir.
Já quando a compra ocorre em lojas físicas, o cliente depende das políticas internas da loja. Enquanto algumas lojas aceitam a devolução, outras indicam a troca do produto e outras não aceitam.
Outro caso que entra no direito de arrependimento é em caso de defeito. Segundo o CDC, se o produto comprado apresentar defeitos o cliente tem o direito à garantia legal. Assim, essa garantia é de 30 dias para produtos não duráveis e 90 dias para produtos duráveis.
Erro de dados na nota
O cancelamento extemporâneo da nota fiscal deve ser feito quando o erro da nota é irreparável. Outra opção ocorre quando se altera significativamente a operação registrada. Alguns desses erros são:
- Erro no CNPJ do destinatário
- Erro no endereço
- Erro no tipo de operação
- Erro no destinatário
- Erro nos valores totais
- Cancelamento da venda
- Duplicidade de emissão
Casos de erro de digitação, correção no CFOP e dados complementares ou observações, deve ser emitida a Carta de Correção (CC-e).
Quem pode solicitar o cancelamento extemporâneo
Quem pode solicitar o cancelamento extemporâneo é quem emitiu a nota fiscal. Assim, quem emitiu a nota fiscal e precisa cancelar a mesma após o prazo padrão, pode solicitar. Esse processo é feito no Portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado.
Os requisitos para solicitar o cancelamento são:
- Ser o emitente da nota: quem emitiu a nota pode solicitar o cancelamento. O cliente ou qualquer outra pessoa não pode fazer essa solicitação, mesmo sendo o cliente.
- Respeitar o prazo específico: mesmo que o cancelamento extemporâneo seja para cancelar a nota depois do prazo, há um limite de tempo. Esse prazo é definido pelo estado que autorizou a nota.
- Ter uma justificativa: ao solicitar o cancelamento depois do prazo deve-se apresentar uma justificativa. Ela deve ser plausível, explicando o motivo da necessidade do cancelamento.
- Estar com documentos necessários: é possível que a SEFAZ exija alguma documentação comprovando o cancelamento. Nesse caso, a empresa deve estar com os documentos em mãos. Esses documentos podem ser e-mails, ordem de cancelamento ou uma declaração do cliente.
- Pagar a multa (em alguns estados): é possível que o cancelamento extemporâneo gere uma multa. Quando isso acontece, elas podem variar entre 1% até 20% do valor total da nota.
Qual o prazo para cancelar uma nota fiscal?
O prazo para cancelar uma nota fiscal após a autorização varia conforme o estado que a emitiu. Os prazos são:
- 8 horas:
- Mato Grosso – MT
- 24 horas:
- Acre – AC
- Alagoas – AL
- Amapá – AP
- Amazonas – AM
- Bahia – BA
- Ceará – CE
- Distrito Federal – DF
- Espírito Santo – ES
- Goiás – GO
- Maranhão – MA
- Mato Grosso do Sul – MS
- Minas Gerais – MG
- Pará – PA
- Paraíba – PB
- Pernambuco – PE
- Rio de Janeiro – RJ
- Rio Grande do Norte – RN
- Roraima – RR
- Santa Catarina – SC
- São Paulo – SP
- Sergipe – SE
- Tocantins – TO
- 168 horas (7 dias):
- Paraná – PR
- Rio Grande do Sul – RS
- 720 horas (30 dias):
- Rondônia – RO
- 1440 horas (60 dias):
- Piauí – PI
Assim, quando a solicitação de cancelamento ultrapassar o prazo estabelecido pelo estado, ela será um cancelamento extemporâneo.
Como fazer o cancelamento extemporâneo da NF-e?
- Reúna os Documentos: Antes de iniciar, junte todos os documentos necessários. Isso inclui a NF-e que você precisa cancelar e, caso tenha, documentos que comprovem o motivo do cancelamento. Ter tudo organizado vai facilitar muito o processo.
- Acesse o portal da SEFAZ: A solicitação é feita no portal da SEFAZ do estado em que a nota foi emitida.
- Inicie o Cancelamento: Acesse a opção de cancelamento no sistema. Preencha a justificativa de forma clara e objetiva. Explique o motivo do cancelamento com detalhes, para evitar recusas. Informe os detalhes da NF-e (número, série, data de emissão) e a justificativa para o cancelamento.
- Acompanhe o Resultado: Após solicitar o cancelamento, monitore o status do pedido. Pode demorar um pouco, então é importante checar regularmente. Se aprovada, você receberá uma confirmação e precisará arquivá-la.
- Possíveis custos: Conforme a legislação de cada estado e a situação da nota, é possível que seja gerada uma multa. Nesse caso, fique atento e pague a multa ou taxas aplicadas conforme a regulamentação.
Seguindo esses passos, você assegura a realização eficaz do processo e evita complicações futuras. Lembre-se sempre de agir com antecedência e de manter todos os registros bem organizados.
Atenção: Esse tipo de cancelamento é uma exceção. Ele só deve ser utilizado em situações específicas.
Conclusão
O cancelamento extemporâneo da nota fiscal é um recurso para manter as documentações corretas. Mas, essa medida deve ser utilizada com cautela, pois envolve procedimentos específicos, justificativas detalhadas e, em alguns casos, pode resultar em multas significativas.
Por isso, é fundamental conhecer as regras do estado e estar em conformidade com as exigências da SEFAZ.
Ao adotar boas práticas de gestão de notas fiscais, é possível minimizar cancelamentos extemporâneos, evitando custos adicionais e problemas com o Fisco.
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