Gestão de Empresas

Afinal, o que é o SPED fiscal?

Durante o processo de criação e gerenciamento de empresas há certas burocracias no meio do caminho, como o pagamento de impostos, por exemplo. Tais procedimentos tomam o tempo do empresário e geram custo na contratação de pessoal para a elaboração de relatórios e documentos fiscais. O SPED Fiscal é uma solução que elimina etapas na apresentação de tributos, por isso é importante para quem deseja diminuir problemas com o Fisco e manter a empresa em dia com suas obrigações.

Para facilitar o pagamento de contribuições, o governo lançou o SPED Fiscal, um sistema moderno que agiliza a escrituração de documentos fiscais. Se você tem dúvidas em relação ao seu funcionamento e gostaria de saber mais sobre o processo na prática, a seguir trazemos algumas informações sobre o SPED fiscal para sua empresa. Confira!

Para que serve o SPED Fiscal?

Como foi dito anteriormente, o sistema foi criado para diminuir a burocracia, principalmente no envio de documentos fiscais aos fiscos estaduais e à Secretaria da Receita Federal do Brasil. O SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital) é um processo de escrituração digital com informações sobre a apuração de IPI e ICMS, impostos cobrados regularmente.

Ele faz parte do Programa de Aceleração de Crescimento (PAC 2007-2010) para permitir o crescimento de pequenas e médias empresas e incentivar a criação de novos negócios. O sistema torna as tarefas referentes a impostos menos burocráticas e proporciona economia de tempo, tanto para o contribuinte quanto para a Receita.

O processo é digital, por isso a empresa não precisa guardar documentos ou livros, já que todos os dados são salvos em arquivo e enviados de forma online. A plataforma informatizada elimina o acúmulo de papéis na empresa e proporciona mais agilidade na relação entre os contribuintes e o Fisco.

Essa atualização no modelo de entrega traz inúmeros benefícios para o setor contábil. Antes da criação do SPED Fiscal, era necessário ter livros fiscais para apresentar ao Fisco como, por exemplo, um registro de entradas e saídas, apuração de ICMS e IPI, registro de inventário e vários outros documentos.

Como funciona?

O arquivo de SPED Fiscal deve ser gerado pela empresa contribuinte todos os meses. Usando o sistema de gestão padrão do negócio, basta extrair as informações e submeter todos os dados ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pela Receita Federal.

Caso não haja um sistema interno, algo comum em negócios menores, é possível gerar uma escrituração manualmente. Após a validação do arquivo por meio do PVA, ele deve ser assinado digitalmente com um certificado digital, depois transmitido para a Receita. Tais procedimentos são necessários para garantir a legitimidade das informações.

Como fazer a entrega do arquivo?

É aconselhável deixar a entrega a cargo do contador da empresa. Mesmo sendo um sistema que agiliza a escrituração, é preciso seguir procedimentos contábeis para que não haja erros ou conflitos na declaração. Portanto, cabe ao empreendedor informar corretamente ao profissional as notas geradas em vendas e compras, de preferência em formato digital.

É importante ressaltar que as notas emitidas não devem conter erros, pois estes podem implicar em imprecisões no arquivo do SPED Fiscal. Além disso, o Cadastro de Terceiros (composto de clientes e fornecedores) é utilizado no SPED. Os endereços e demais informações devem estar atualizados para que os dados cruzados na Receita e auditoria estejam em conformidade.

Vale a pena investir em um sistema de gestão para otimizar os processos gerenciais e evitar a inserção manual dos dados no arquivo, algo que toma mais tempo na elaboração da declaração.

Esse tipo de software automatiza as rotinas financeiras e monitora os resultados da empresa. Ele serve para controlar os custos, armazenar o histórico de clientes, controlar estoque, vendas, contas a pagar e fluxo de caixa. Além de unificar os dados em um só programa, o sistema de gestão dispensa a criação de planilhas e relatórios.

É obrigatório usar o SPED Fiscal?

São dispensados de entregar a Escrituração Fiscal Digital empreendedores cadastrados no MEI, optantes pelo SIMEI. Também recebem dispensa as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, exceto para contribuintes impedidos de recolher ICMS neste tipo de regime.

Desde 1º de janeiro de 2016, tais estabelecimentos são obrigados a entregar o arquivo digital.

Quais as outras vantagens do SPED Fiscal?

A praticidade do envio de declarações permite ao empresário dedicar seu tempo a outros assuntos do negócio. A apresentação de tributos foi modernizada, atingindo a meta do governo de reduzir a burocracia.

O programa também agrega mais legitimidade e qualidade na troca de informações. Para o empreendedor, o SPED evita que pagamentos de tributos fiquem pendentes, melhorando a organização da instituição.

Antigamente, era preciso apresentar os tributos da empresa presencialmente na Receita Federal ou em uma instituição representante, no município do contribuinte.

Depois de buscar as informações necessárias, muito tempo era gasto no preenchimento manual da escrituração. Finalmente, era preciso se dirigir novamente até a Receita e entregar a documentação, para ser comprovada e validada depois de semanas.

Esse deslocamento não é mais essencial, basta fazer o download do arquivo, preencher com os dados da empresa e enviar ao PVA. Em casos de negócios de médio ou pequeno porte, esse processo leva cerca de 2 horas apenas.

Há também economia em relação aos gastos com impressão e armazenamento de documentos, já que os arquivos são guardados em formato digital.

Em 2017, o SPED completa 10 anos de criação, tornando-se um instrumento de simplificação tributária, assim como a Nota Fiscal Eletrônica. Em resumo, ele funciona como uma plataforma que unifica os processos de validação, armazenamento e autenticação de documentos e livros fiscais, proporcionando um fluxo de informações mais rápido e moderno. 

Depois de ler mais sobre o assunto, agora você já sabe da importância de trabalhar com este sistema de escrituração contábil.

Além de se atentar às obrigações tributárias com o SPED Fiscal, o empreendedor deve estar atento a outras etapas financeiras que abrangem o crescimento do negócio. Alguns exemplos são o planejamento orçamentário, levantamento de receitas e avaliação dos custos.

Aqui no blog, temos outro artigo que pode ser bem útil para auxiliar na gestão financeira de pequenas e médias empresas

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