CFOP 5405: o que é, ICMS-ST, quando usar e diferença para 5403, 5102 e 6404

O que é o CFOP 5405?

CFOP 5405 — Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído.

O CFOP 5405 é o código fiscal usado quando uma empresa revende, dentro do mesmo estado, uma mercadoria que comprou de outro fornecedor e que está sujeita ao regime de substituição tributária do ICMS (ICMS-ST). Nessa operação, quem revende é o contribuinte substituído: um contribuinte anterior na cadeia (geralmente a indústria, o importador ou o atacadista) já recolheu antecipadamente o ICMS das etapas seguintes. Por isso, a empresa que usa o CFOP 5405 não recolhe o ICMS de novo na venda.

Esse código é muito comum em segmentos cujos produtos costumam estar sujeitos ao ICMS-ST, como bebidas alcoólicas e refrigerantes, cigarros, autopeças, eletrônicos, brinquedos, cosméticos, tintas e algumas categorias de medicamentos. Os segmentos que podem ter ST estão previstos no Convênio ICMS 142/2018, mas cada estado define quais produtos adota. Por isso, confira sempre o regulamento do ICMS da sua UF. Combustíveis e lubrificantes têm CFOPs próprios, do grupo 5.650 — veja o CFOP 5656.

Estrutura do código: o que significa cada dígito

Como qualquer CFOP, o 5405 é composto por 4 dígitos — cada um com um significado específico:

• 5 — dentro do grupo 5.400, identifica a venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros na condição de contribuinte substituído (no CFOP 5403, o final 03 indica a mesma revenda na condição de substituto)
• 4 — indica o grupo de saídas de mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária
• 05 — dentro do grupo 5.400, identifica a venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros na condição de contribuinte substituído (no CFOP 5403, o final 03 indica a mesma revenda na condição de substituto)

Substituto x substituído: entenda o seu papel

Para usar corretamente o CFOP 5405, é importante entender em que ponto da cadeia sua empresa está:

• Contribuinte substituto: normalmente a indústria, o importador ou o atacadista/distribuidor responsável pela retenção. É quem recolhe antecipadamente o ICMS da cadeia (ICMS próprio + ICMS-ST das operações seguintes). Esse contribuinte usa o CFOP 5401 quando vende produção própria e o CFOP 5403 quando revende mercadoria adquirida de terceiros.
• Contribuinte substituído: o atacadista ou varejista que comprou da indústria/atacadista substituto. O ICMS do produto já foi recolhido — quando esse contribuinte revende, usa o CFOP 5405 e não recolhe ICMS novamente.

Em resumo: se a sua empresa compra produto com ICMS-ST já recolhido e o revende, ela é a substituída. Usa o CFOP 5405 nas vendas dentro do estado. Nas vendas para outro estado, usa-se o CFOP 6404 se houver convênio ou protocolo que exija uma nova retenção de ST para o destino; caso contrário, a operação segue as regras gerais de tributação (como o CFOP 6102).

Quando usar o CFOP 5405

Use o CFOP 5405 quando todas as condições abaixo forem atendidas ao mesmo tempo:

• A operação é uma venda de mercadoria (e não remessa, transferência ou devolução);
• Você não fabricou o produto — comprou de fornecedor (revenda);
• O produto está sujeito à substituição tributária do ICMS e o imposto já foi retido anteriormente (sua empresa é a substituída);
• O destinatário está no mesmo estado.

Exemplos típicos:

• Distribuidora de bebidas atendendo bares e restaurantes do mesmo estado.
• Loja de autopeças vendendo peças adquiridas de atacadista substituto.
• Loja de eletrônicos revendendo produtos com ICMS-ST.
• Supermercado ou loja de conveniência vendendo bebidas com ICMS-ST ao consumidor final, na NFC-e.

Quando NÃO usar o CFOP 5405

• Produto sem substituição tributária — usar CFOP 5102;
• Você é o contribuinte substituto (retém e recolhe o ICMS-ST) — usar CFOP 5401 se for produção própria ou CFOP 5403 se for revenda;
• Venda interestadual (cliente em outro estado) — em regra, CFOP 6405. Se houver convênio ou protocolo de ST entre os dois estados, confira com a contabilidade se a sua empresa passa a reter o ICMS-ST para o estado de destino. Nesse caso, ela atua como substituta e o CFOP muda (por exemplo, para o 6403);
• Transferência entre estabelecimentos da mesma empresa (mercadoria de terceiros com ST) — usar CFOP 5409;
• Devolução — quem devolve a compra usa o CFOP 5411 (devolução de compra para comercialização); quem recebe de volta a mercadoria vendida usa o CFOP 1411 (devolução de venda).

CFOP 5405 x 5102, 5401, 5403 e 6405: comparativo

Esses códigos costumam ser confundidos. A tabela abaixo esclarece a diferença entre eles:

Exemplo prático: emissão com CFOP 5405

Cenário: uma loja de bebidas optante pelo Simples Nacional em Belo Horizonte (MG) compra cervejas de um atacadista também em MG. O atacadista, como contribuinte substituto, já reteve o ICMS-ST na venda para a loja (ICMS próprio + estimativa do imposto das etapas seguintes) e emitiu a nota com o CFOP 5403. Agora a loja revende uma cerveja a R$ 12,00 para um restaurante em Belo Horizonte.

Atenção a dois campos: como a cerveja está sujeita à ST, o item também precisa do CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) correspondente, definido no Convênio ICMS 142/2018. Além disso, dependendo da UF, a NF-e com CSOSN 500 ou CST 60 pede os valores do ICMS-ST retido anteriormente (base de cálculo, alíquota e valor), que você encontra na nota de compra. Confira a regra da SEFAZ do seu estado.

Observação: a loja não recolhe ICMS sobre essa venda porque o atacadista já reteve e recolheu o ICMS-ST das etapas seguintes. Por isso, o CSOSN é 500 (ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária).

CSOSN e CST associados ao CFOP 5405

O CSOSN (para empresas do Simples Nacional) ou o CST (para empresas do Lucro Presumido ou Real) informa à SEFAZ que o ICMS daquele item já foi recolhido por substituição tributária. Com o CFOP 5405, as combinações corretas são:

• CSOSN 500 — ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação. É o código usado por empresas do Simples Nacional e MEIs.
• CST 60 — ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária. É o equivalente para empresas do regime normal. Na nota, o CST aparece com o dígito de origem na frente (por exemplo, 060 para mercadoria nacional).

Códigos como CSOSN 101, 102, 103 e 400, ou CST 00, 10 e 70, indicam outras situações tributárias e não combinam com o 5405.

CFOP de entrada equivalente: 1403

Quando a empresa compra de fornecedor do mesmo estado uma mercadoria com ICMS-ST já recolhido, o CFOP da nota de entrada é o 1403 (compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária). É o "espelho" do 5405 — o vendedor do outro lado da operação emite com 5401 (indústria substituta), 5403 (substituto que revende mercadoria de terceiros) ou 5405 (se também for substituído).

Devolução de venda com CFOP 5405

Quando uma venda emitida com o CFOP 5405 é devolvida, o código depende de quem emite a nota:

• Comprador contribuinte devolvendo a mercadoria: emite a nota de saída com o CFOP 5411 (devolução de compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária).
• Vendedor registrando o retorno: usa o CFOP 1411 (devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária).
• Comprador não contribuinte (que não emite NF-e): o próprio vendedor emite uma nota de entrada com o CFOP 1411 para registrar o retorno.

O importante é manter a identificação da substituição tributária: usar um CFOP de devolução comum, como o 1202 ou o 5202, pode gerar inconsistências na escrituração fiscal.

Erros comuns ao usar o CFOP 5405

• Confundir 5405 com 6405 — sempre verifique o estado do destinatário (mesmo estado = 5405; outro estado = 6405).
• Usar 5405 sendo o substituto — se é a sua empresa que retém e recolhe o ICMS-ST, o código correto é o 5401 (produção própria) ou o 5403 (mercadoria de terceiros).
• Usar 5405 sem ICMS-ST — se o produto não está em substituição tributária, o código correto é o CFOP 5102.
• CSOSN/CST incompatível — CFOP 5405 com CSOSN 101, 102, 103 ou 400 (ou CST 00) indica que o ICMS seria tributado ou sento na operação, o que contradiz a ST já recolhida. Use CSOSN 500 ou CST 60.
• Esquecer o CEST — todo item sujeito à ST precisa do código CEST na NF-e.

Como emitir uma nota com o CFOP 5405 no NFe+

O NFe+ é o emissor de NF-e. O plano gratuito emite até 15 notas por mês e tem ambiente de teste, que valida a nota na SEFAZ sem valor fiscal.

Na NF-e, o CFOP é informado em cada item, e não uma vez para a nota inteira. No NFe+, o caminho para emitir com o CFOP 5405 é o mesmo de qualquer nota:

1. Cadastre ou revise o produto com NCM e os dados de ICMS, IPI, PIS e COFINS compatíveis com a operação.
2. Cadastre o destinatário como contato, com CNPJ ou CPF, inscrição estadual e UF corretos.
3. Na nota, informe o CFOP 5405 nos itens.
4. Na primeira emissão, use o ambiente de teste para validar o preenchimento. Depois, emita em produção clicando em Salvar e enviar.

Conclusão

O CFOP 5405 é parte do dia a dia de quem revende produtos com ICMS já recolhido por substituição tributária — bebidas, autopeças, eletrônicos e tantos outros. Saber identificar quando usar (revenda + ST + mesmo estado), distinguir das versões irmãs (5102, 5403, 6405) e preencher o CSOSN/CST correto é o que evita rejeições na SEFAZ e inconsistências na escrituração fiscal.

A boa notícia: você não precisa decorar tabelas de CFOP. No NFe+ emissor gratuito de NF-e, os dados fiscais ficam salvos no cadastro do produto e do cliente, o que agiliza o preenchimento a cada nova nota e reduz o risco de errar a combinação entre CFOP e CSOSN. Vale conhecer!

Perguntas frequentes sobre CFOP 5405

Qual a diferença entre CFOP 5102 e CFOP 5405?

Ambos são vendas de mercadoria adquirida de terceiros, dentro do mesmo estado. A diferença está na substituição tributária: o CFOP 5102 é usado em operação sem ICMS-ST; o CFOP 5405 é usado quando o produto está com ICMS-ST e a empresa é a substituída (ICMS já foi recolhido anteriormente na cadeia).

Qual a diferença entre CFOP 5403 e CFOP 5405?

Os dois são usados na venda, dentro do mesmo estado, de mercadoria adquirida de terceiros e sujeita ao ICMS-ST. A diferença está no papel da empresa: no CFOP 5403, ela é a substituta — retém e recolhe o ICMS-ST das operações seguintes. No CFOP 5405, ela é a substituída — o imposto já foi recolhido antes na cadeia, então ela revende sem recolher o ICMS de novo. Se for a indústria vendendo a própria produção como substituta, o código é o 5401.

Qual o CFOP de entrada para 5405?

O CFOP de entrada equivalente é o 1403 — compra para comercialização em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, no mesmo estado. Se a compra for de outro estado, o CFOP de entrada é o 2403.

Qual CSOSN usar com o CFOP 5405?

O CSOSN correto é o 500 (ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária). Para empresas do Lucro Presumido ou Real, o equivalente é o CST 60.

CFOP 5405 tem ICMS?

Não na operação atual. O ICMS já foi recolhido por substituição tributária na operação anterior pelo contribuinte substituto (geralmente a indústria, o importador ou o atacadista). Por isso, o revendedor que usa o CFOP 5405 não recolhe o ICMS novamente — apenas indica isso na nota fiscal pelo CSOSN/CST apropriado.

No Simples Nacional, a receita dessas vendas deve ser informada no PGDAS-D como sujeita à substituição tributária, para que o percentual do ICMS seja excluído do cálculo do DAS e o imposto não seja pago duas vezes.

CFOP 5405 pode ser usado para fora do estado?

Não. O CFOP 5405 é exclusivo para operações intraestaduais (dentro do mesmo estado). Para a venda interestadual de mercadoria cujo ICMS-ST já foi retido anteriormente por terceiros, a regra muda:

• Se NÃO houver acordo (Convênio ou Protocolo) entre os estados: o ICMS-ST encerra-se na saída do estado de origem. A venda para fora do estado deve ser emitida com o CFOP 6102 (Venda de mercadoria adquirida de terceiros), tributando o ICMS normal da operação interestadual, se aplicável.
• Se HOUVER acordo (Convênio ou Protocolo) que exija uma nova retenção para o estado de destino: sua empresa assume o papel de substituto tributário nessa operação para fora do estado, e o código correto a ser utilizado é o CFOP 6404 (Venda de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de substituto tributário).

MEI usa CFOP 5405?

Sim. O MEI que revende produtos com ICMS-ST já recolhido (bebidas, autopeças etc.) dentro do mesmo estado usa o CFOP 5405, com o CSOSN 500. Vale lembrar que o MEI é obrigado a emitir nota fiscal nas vendas para pessoa jurídica (salvo quando o comprador emite a nota de entrada); nas vendas para consumidor final pessoa física, a emissão é dispensada.